Samenwerking preventiemedewerker

[laatst bijgewerkt 20-02-2018]

Samenwerking van arbodeskundigen, medezeggenschap en preventiemedewerker

Sinds juli 2017 is in werking de arbowetswijziging versterking betrokkenheid arbodienstverlening. Deze verplicht tot wat voor vele KoM-leden al goede praktijk is: samenwerking van arbodeskundigen, medezeggenschap en preventiemedewerker. Deze laatste wordt in de nieuwe regels benoemd met instemming van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.

Deze pagina geeft een handreiking, opdat KoM-leden hun klanten-werkgevers en werknemers van dienst kunnen zijn. De documentatie is gemaakt door een werkgroepje bestaande uit Rolf de Vries, Huib Arts, Berend Moerdijk, Madelijn de Kleine, redactie Ton van Oostrum.

TNO heeft overigens in januari 2018 nieuwe instrumenten voor de preventiemedewerker uitgebracht: externe link

DE KRACHT VAN SAMENWERKING

Kwaliteit op Maat gaat voor versterkte samenwerking van arbodeskundigen met preventiemedewerker en medezeggenschap

1. Aanleiding: arbowetswijziging nieuw momentum voor preventie

De positie van de bedrijfsarts was in debat. De wetgever sluit dat af met een arbowetswijziging voor verheldering en versterking: een adviserende rol, de optie van een second opinion, toegang tot werkplekken en mogelijkheid tot consultatie. Dit geldt per juli 2017.

Verder verlangt deze wijziging onderlinge samenwerking tussen álle arboprofessionals, preventiemedewerker en medezeggenschap. De KoM grijpt het momentum van wetswijziging aan voor deze mogelijkheid van preventie-op-maat.

2. Analyse: onduidelijkheid, matige focus, zorgen over kwaliteit

Goede arbeidsomstandigheden zijn belangrijk voor de werknemers en voor de prestaties van klant-werkgevers. Sinds 2005 geldt de wettelijke verplichting tot hebben van één of meer preventiemedewerkers, niet zijnde de werkgever zelf wanneer er 25 of meer werknemers zijn. Daar wordt niet altijd aan voldaan, en het lukt preventiemedewerkers vaak onvoldoende om binnen hun bedrijf de aandacht te krijgen voor goede omstandigheden. Voor werkgevers is de meerwaarde van de preventiemedewerker vaak onduidelijk.

Hetzelfde geldt voor de ri&e. Die zien veel werkgevers meer als waslijst van (soms betwistbare) problemen dan als overzicht van oplossingen en voordelen.

Een ongunstig oordeel over de ri&e versterkt een negatieve kijk op de preventiemedewerker, en omgekeerd.

Talloos onderzoek duidt op kosteneffectiviteit van arbomaatregelen, maar in afzonderlijke bedrijven is dat meestal moeilijk herkenbaar.

In de medezeggenschap is ‘arbo’ het meest besproken onderwerp. Toch wordt het maar weinig geïnitieerd door de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.

Arboprofessionals hebben wat betreft preventiemedewerkers zorgen over hun kwaliteit, aantal, beschikbare tijd en bevoegdheden.

3. Uitgangspunt KoM: impuls voor bedrijfsinterne aanpak van preventie

Verbeteringen komen het beste werkenderwijs tot stand, vooral vanuit het bedrijf zelf. De KoM wil een impuls voor deze bedrijfsinterne aanpak van preventie, gestart vanuit een basis op het gebied van preventie.

Dit betekent dat de volgende basiselementen aanwezig moeten zijn:

• een risico-inventarisatie en -evaluatie, hoe rudimentair ook
• een preventiemedewerker (of meer), niet zijnde de werkgever zelf, en/of
• een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.

Wanneer een klant-werkgever een ri&e heeft en zo’n preventiemedewerker en/of medezeggenschapsorgaan, adviseert de KoM als onderwerp voor het contract van KoM-lid met werkgever: de samenwerking van bedrijfsarts en andere arboprofessionals met betrokkenen in het bedrijf.

4. Mogelijk middel: een Jaarlijkse arbo-aanpak actielijst

De KoM denkt aan de volgende concrete vorm voor die samenwerking.

Elke twaalf maanden kan er een overleg zijn van het medezeggenschapsorgaan met in ieder geval bedrijfsarts en situatieafhankelijk liefst ook andere arbodeskundigen, en met preventiemedewerker(s). Dit overleg kan bij veel werkgevers goed samengaan met de jaarevaluaties die bedrijfsartsen doorgaans al (verplicht) uitvoeren bij bedrijven met meer dan 100 medewerkers. De preventiemedewerker heeft het voortouw om dat overleg in samenspraak voor te bereiden. Middel kan zijn de Jaarlijkse arbo-aanpak actielijst. Dat is, tegen de achtergrond van de RI&E, een beknopt documentje over twee of drie in de voorgaande twaalf maanden bereikte belangrijke punten; en over enkele punten voor verdere verbetering, of op te pakken nieuwe punten. Bij voorkeur de preventiemedewerker doet een voorzet, hij en de bedrijfsarts / andere arboprofessionals letten op scherpe keuzes voor wezenlijke, gedragen prioriteiten, en maken er een plan van aanpak bij. Dit wordt vervolgens gezamenlijk besproken met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Belangrijk is dat acties tastbaar en meetbaar zijn en een duidelijk inzicht geven voor de interne organisatie. Ook kan de lijst dienen als middel om externe partijen (bijv. de Arbeidsinspectie) inzicht te geven in de opvolging van bedrijfsactiepunten op het gebied van bedrijfsgezondheid, veiligheid en preventie.

4.a Toelichting

Deze actielijst komt níet in de plaats van de ri&e, die immers verplicht het brede geheel van risico’s omvat. Het gaat om een eenvoudige methodiek voor een gezamenlijke prioritering. Het helpt de ri&e meer levend maken, de actielijst kan inhouden een jaarlijkse selectie uit of operationalisatie van het plan van aanpak. Gefocust ‘smart’ werken geeft de beste kans op herkenbaar resultaat en vliegwielwerking voor een vervolg. Tevens is de actielijst een instrument dat het overleg tussen preventiemedewerkers van verschillende organisaties stimuleert.

4.b Varianten hierop

Als er geen preventiemedewerker is, is diens hier beschreven taak waarschijnlijk op te pakken door een OR- of PVT-lid.

Bij ontbreken van een formeel medezeggenschapsorgaan is in voorgaande te lezen: belanghebbende of tenminste geïnteresseerde werknemers.

4.c. Leiding betrekken, naar wat mogelijk is bij de klant-werkgever

Als Kom-leden weten we hoe belangrijk het is de werkgever, de leiding van het klantbedrijf van begin af aan te betrekken. Dat geldt ook hier: minimum is dat de werkgever actief meespreekt over het contract waarin deze samenwerking wordt vastgelegd. De bedrijfsarts of andere arboprofessional grijpt dat aan voor verdere versterking van de rol van de preventiemedewerker ten opzichte van werkgever resp. arbodienstverleners. De preventiemedewerker hoort geen excuusTruus of -Guus te zijn.

Diverse KoM-leden hebben al regelmatig overleg met de directeur HR of de hoofddirecteur. Het is goed denkbaar om daar de preventiemedewerker of (arbocoördinator) bij te betrekken. Evenzo kan vanuit dit overleg een samenwerkingsvorm ernaast betrokken worden.

5. Instrumenten

Het kan belangrijk zijn dat de bedrijfsarts of andere arboprofessional de preventiemedewerker helpt het traject in gang te zetten. Het bijgevoegde kan nuttig zijn als voorbeeldproject. Verder is te denken aan een sector- of liefst bedrijfsspecifiek overzicht van mogelijk aanwezige risico’s en bijbehorende maatregelen.

Bronnen daarvoor kunnen zijn, op sectorniveau:

• de arbocatalogus
• het branche-ri&e-instrument
• gegevens van (landelijke) onderzoeken naar arbeidsrisico’s en verzuim
• branchebrochures van de Inspectie, verslagen e/o plannen voor branche-inspecties.

Op bedrijfsniveau:

• de ri&e, een analyse van voortgang in plannen van aanpak
• een medewerkerstevredenheidsonderzoek o.i.d.

6. Psychosociale factoren

Het onderwerp psychosociale arbeidsbelasting verdient speciale aandacht. Het is nauwelijks denkbaar dat PSA niet speelt in een bedrijf, het heeft veel impact voor verzuim. Tegelijk raken issues als werkdruk, stijl van leiding en omgaan met elkaar sterk aan de opstelling van het management: een aanpak is niet makkelijk, die ontbreekt dan ook vaak in arbocatalogi en ri&e-instrumenten van de branches. Het vraagt vaardigheid – waarschijnlijk allereerst van de arbodienstverlener – om als partijen gezamenlijk een PSA-deelonderwerp te kiezen waarop vooruitgang meetbaar is in de volgende twaalf maanden.

Meer in het algemeen is het belangrijk te focussen: met goede argumenten zich beperken tot een of enkele arborisico’s, die – in een plan van aanpak – ‘opknippen’ in delen waarop in overzienbaar tijdsbestek succes te boeken is, daarbij de voordelen benoemen.

///////////////// VOORBEELD VOOR EEN PUBLICATIE ////////////////

KOM-LEDEN KUNNEN DEZE TEKST GEBRUIKEN OM EEN FLYER O.I.D. TE MAKEN VOOR HUN KLANTEN

SAMENWERKING PREVENTIEMEDEWERKER – ARBOPROFESSIONALS – MEDEZEGGENSCHAP, ZO MAAR EEN VOORBEELDPROJECT

SuperBread levert supermarkten afbakbroodjes voor hun huismerken. Er werken zo’n 50 full-timers in de productie: tweeploegendiensten maandag tot en met vrijdag, minstens eens per maand een week in drie ploegen, dan met oproepkrachten, vaak gepensioneerden, vooral overdag. De meeste vaste mensen zijn 50-plusser, al jaren bij het bedrijf. Na ongevallen heeft de directeur-grootaandeelhouder geïnvesteerd in de veiligheid. Ovens en hete delen, bakvormen, lopende banden en verpakkingsmachines, alles is afgeschermd. Redelijk op orde, bevestigde een inspecteur van SZW. De hygiëne en de productielijnen zijn conform de maatstaven, SuperBread doet mee aan het branchesysteem gezondheidsbeheersing tegen meelstofallergie.

Verschillende accenten

Het arbobudget is klein. De directeur wil eens laten kijken naar de leefstijl van de mensen. De ondernemingsraad verzet zich tegen zulke “individuele maatregelen”. Preventiemedewerker Peter Mos heeft nog altijd op zijn verlanglijstje: de warmte aanpakken, de grote verschillen in temperatuur. Kortom, al vier jaar is er geen nieuwe actie op arbovlak, de mensen klagen weleens, maar er zijn ook geen wezenlijke problemen. Het contact met de arbodienst beperkt zich tot de bedrijfsarts in voorkomende langdurige verzuimsituaties. “De bedrijfsarts kent SuperBread haast niet vanwege het lage verzuim”, zegt de directeur graag trots (en dubbelzinnig).

Vanwege de arbowetswijziging ‘versterking betrokkenheid arbodienstverlening’  krijgen Peter en de OR-voorzitter een uitnodiging van de arbodienst. Die vraagt van elk klantbedrijf een preventiemedewerker en een medezeggenschapper: een namiddag voorlichting over de wetswijziging, en een voorstel voor iets nieuws, een Jaarlijkse arbo-aanpak actielijst. Aan het eind van de bijeenkomst is veel personeel van de arbodienst op de afsluitende borrel. Ze hebben het slim voorbereid: elk van hen knoopt gericht gesprekjes aan, met tenminste een persoon van elk bedrijf is er contact.

Arbodienstverlener spreekt mensen aan

Peter Mos: “Een veiligheidskundige gaf me complimenten, bij SuperBread is het redelijk voor elkaar, maar hij liet me ook nadenken. Ik zie dat bij ons iedereen van goede wil is. Maar iedereen wil wat anders. En accepteert dat er uiteindelijk niks meer verbetert. Ik heb er geen budget voor, maar ik heb gelijk een afspraak gemaakt. De directeur stond me dat adviesuurtje toe. Er kwam iemand van de arbodienst, ik weet niet eens meer wat voor specialist. Die maakte niet een veiligheidsronde zoals ik gewend was. Hij kende onze RI&E, hij praatte met wat mensen, en samen schoten we de OR-voorzitter aan. En zo kwam de afspraak voor de actielijst. Die OR-voorzitter en ik vulden ieder een onderwerpenlijst in van de arbodienst, voor onze ideeën over de top-drie van aan te pakken punten. We kregen ook de ideeën van de bedrijfsarts, en met hem hebben we ook een Skype-gesprek gehad. Toen de OR-voorzitter en ik alles bij elkaar legden, waren er meer punten van verschil dan van eens zijn. De OR ergert zich het meest aan onregelmatigheden. Bij mij staat dat op twee na de temperaturen. Op zich vind ik storingen geen arbopunt, maar de arbodienst vroeg ernaar. De bedrijfsarts heeft allereerst moeite met de nachtdienst, die is bijna gewoon geworden. ”

De OR-voorzitter vervolgt: “Wij weten dat de mensen graag de nacht draaien voor wat extra inkomen. De directeur wil eigenlijk minder nachtdiensten, om kosten te drukken. Sommige machines zijn aan vernieuwing toe maar daarvoor is er krap geld. Er zijn daarom storingen aan de machines, nog eens extra door het telkens ombouwen voor net iets andere producten voor de verschillende klanten. Dat ergert de mensen weer, vooral in de nachtdienst. In de dagdiensten leiden storingen tot verplichte overuren, en niemand vindt dat leuk, ondanks het geld.

Zo kwamen we erop om met de productieplanner te gaan praten: ombouwen moet liefst niet in de nacht gebeuren, als daar een storing uitkomt wordt het peperduur, door het moeten oproepen van een monteur, door de leegloop. Eerst moesten we een beetje door de ergernis van de planner heen: waarom hadden we dat niet in het werkoverleg ingebracht? Maar hij was bereid mee te denken, je merkt dat het best ingewikkeld is, want bijvoorbeeld ook het vervoer van broodjes naar de klanten moet dan in een ander schema. Na twee maanden waren er nauwelijks nog nachtdiensten met ombouw. En de ochtend- en avonddiensten waren strakker gepland, en hadden niet echt méér ombouw.”

Formalisering in Jaarlijkse arbo-aanpak actielijst

Peter Mos weer: “Dit is allemaal geregeld met alleen maar zijdelings contact met de directeur. Inmiddels gaan we nu iets officieel aanpakken: de warmte! Sinds jaren het eerste initiatief van de OR! Zij, arbodienst en ik zijn ervan overtuigd dat we volgende week de directeur z’n akkoord krijgen op verbeterde ventilatie. Dat realiseren we binnen een jaar, we kijken dan hoe het werkt. Dus over een jaar weer een actielijst: met een ander onderdeel van temperatuursproblemen, of een heel nieuw actiepunt!”

De veiligheidskundige van de arbodienst: “Wat je hier vooral van leert: dat het belangrijk dat je als arbodienst iets aanreikt waardoor er praktisch resultaat komt. Net als bij de RI&E lopen ze voor zo’n actielijst veel kwesties door, maar ze worden aangezet tot contact, keuze: wat vinden ze met elkaar echt belangrijk? Dat lijkt beperkt, maar het wordt jaarlijks herhaald: dat geeft het vooruitzicht dat andere wensen later aan de orde komen.”